Etsy-Rechnung schreiben: wann du sie brauchst und was draufgehört

Der Etsy-Bestellbeleg ist keine Rechnung

Den Bestellbeleg findest du in jeder Bestellung unter „Weitere Aktionen“ und „Bestellungsbelege“. Er zeigt Käufer, Adresse, Artikel und Preise. Was fehlt, sind unter anderem deine Steuernummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Ausweis der Umsatzsteuer. Für deine Buchhaltung und für Geschäftskunden reicht er deshalb nicht.

Wann du bei Etsy eine Rechnung schreiben musst

Verkauf an Unternehmen

Kauft eine Firma oder ein Selbstständiger für sein Geschäft bei dir, musst du eine Rechnung ausstellen. Das steht in § 14 Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes. Du hast dafür sechs Monate Zeit.

Verkauf an Privatkunden

Für den normalen Verkauf von Waren an Privatpersonen gibt es keine allgemeine Rechnungspflicht. Fragt ein Kunde nach einer Rechnung, etwa für ein Geschenk, das er weiterberechnet, oder weil er sie für seine Unterlagen möchte, ist eine Rechnung einfach guter Service.

Für dich selbst

Unabhängig von der Pflicht brauchst du für jede Einnahme einen Beleg. Eine eigene Rechnung mit fortlaufender Nummer macht die Buchhaltung übersichtlicher als eine Sammlung von Etsy-Belegen.

Was auf eine Etsy-Rechnung gehört

Die Pflichtangaben stehen in § 14 Absatz 4 UStG. Für eine typische Etsy-Bestellung sind das:

• dein vollständiger Name oder Firmenname und deine Anschrift
• Name und Anschrift des Käufers
• deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum
• eine fortlaufende Rechnungsnummer, die es nur einmal gibt
• Menge und genaue Bezeichnung der Artikel
• der Zeitpunkt der Lieferung (der Monat reicht)
• der Nettobetrag, aufgeteilt nach Steuersätzen
• der Steuersatz und der Steuerbetrag, oder als Kleinunternehmer der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG

Kleinbetragsrechnung

Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro brutto, reicht eine vereinfachte Rechnung. Darauf müssen dein Name und deine Anschrift, das Datum, Menge und Bezeichnung der Artikel, der Bruttobetrag und der Steuersatz stehen. Eine vollständige Rechnung ist natürlich auch hier erlaubt.

Etsy-Rechnung als Kleinunternehmer

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen steht auf der Rechnung ein Hinweis, dass nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Alle anderen Pflichtangaben bleiben.

Etsy-Rechnung bei digitalen Produkten

Bei digitalen Artikeln wie Plotterdateien, Schnittmustern oder Druckvorlagen gilt Etsy steuerlich als Verkäufer an den Kunden. Etsy erhebt die Umsatzsteuer, führt sie ab und stellt dem Käufer die Rechnung aus. Du schreibst deinen Käufern also keine Rechnung. Deine Verkäufe gehen steuerlich an Etsy. Wie du sie in deiner Buchhaltung erfasst, klärst du am besten mit deinem Steuerberater. Das gilt auch für Kleinunternehmer.

E-Rechnung: Was sich 2027 und 2028 ändert

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie Unternehmen für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland:

• ab 2027, wenn der Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag
• ab 2028 alle

Eine E-Rechnung ist eine Datei in einem strukturierten Format, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Eine normale PDF zählt nicht dazu.

Was das für Etsy-Verkäufer heißt:

• Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
• Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen.
• Rechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.
• Für größere Rechnungen an Firmen brauchst du ab 2028 ein Programm, das E-Rechnungen erzeugt.

KreativBüro erstellt E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Das ist ein PDF, in das eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten eingebettet ist. Du kannst es ansehen wie jede andere Rechnung, die Buchhaltung deines Kunden liest die Daten automatisch aus. Ob eine E-Rechnung nötig ist, prüft das Programm bei jeder Rechnung selbst. Mehr dazu weiter unten.